a) TRANSCRIEREA CERTIFICATELOR SI EXTRASELOR DE STARE CIVILA PROCURATE DIN STRAINATATE
Actele de stare civila ale cetatenilor romani intocmite in strainatate, la autoritatile locale competente, se TRANSCRIU, obligatoriu, in registrele de stare civila romane, in termen de 6 luni de la intoarcerea in tara sau de la primirea din strainatate a certificatului ori extrasului de stare civila.
TRANSCRIEREA certificatelor ori extraselor de stare civila procurate din strainatate, pentru cetatenii romani, se face cu aprobarea Inspectoratului National pentru Evidenta Persoanelor, scop in care, prin verificari, se stabileste daca titularul certificatului ori extrasului de nastere, casatorie sau deces este (a fost) cetatean roman si nu mai exista un alt act transcris sau reconstituit.
Cererea de transcriere se adreseaza primariei localitatii pe raza careia are domiciliul titularul documentului (in cazul certificatelor de deces, cererea se adreseaza primariei pe raza careia are domiciliul solicitantul), insotita de certificatul ori de extrasul original, o copie xerox a acestora si de traducerea in limba romana, autentificate de notarul public.
In cazul persoanelor cu domiciliul in strainatate care imputernicesc o persoana cu domiciliul in tara sa le reprezinte interesele, in vederea transcrierii certificatelor ori extraselor de stare civila emise de autoritatile straine, cererea se va depune la primaria ultimului domiciliu avut in tara de solicitant, iar in cazul in care acesta nu a avut vreodata domiciliul in tara, la Primaria Sectorului 1 al Municipiului Bucuresti.
Cetãtenii care isi stabilesc domiciliul în România vor face dovada cetãteniei române cu pasaportul de cetãtean român cu domiciliul în strãinãtate (CRDS) sau cu adeverinta eliberatã de cãtre Directia Generalã de Pasapoarte - Serviciul Probleme de Migrãri si Cetatenie.
De asemenea, persoanele care au dobândit cetatenia românã vor proceda mai întâi la transcrierea certificatelor/extraselor de stare civilã, fãcând dovada cetãteniei cu certificatul constatator al depunerii jurãmântului de credintã fatã de România, emis de Ministerul Justitiei.
Extrasele de pe actele de stare civila eliberate de Arhivele Nationale, care au fost intocmite in localitati care au apartinut Romaniei, iar in prezent se gasesc pe teritoriul altor state, se transcriu, cu aprobarea Inspectoratului National pentru Evidenta Persoanelor, in registrele de stare civila ale localitatii de domiciliu ale titularilor sau ale persoanelor indreptatite.
Imputernicitul trebuie sa detina o procura speciala, autentificata in tara ,de un notar public, iar in strainatate, de misiunea diplomatica sau de oficiul consular al Romaniei din statul de resedinta.

Procurile si traducerile de pe certificatele de stare civila emise de autoritatile straine, legalizate de notari publici din tarile emitente, care au aplicata o apostila, in continutul careia se face referire la Conventia de la Haga, incheiata la 05 octombrie 1961, cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine, conventie la care si Romania a aderat, prin Ordonanta Guvernului Romaniei Nr. 66/24.08.1999, aprobata prin Legea nr.52/2000, care a intrat in vigoare la 16.03.2001, cu modificarile si completarile ulterioare, vor fi luate in considerare, alaturi de cele legalizate de notarii publici romani, in tara, sau de misiunile diplomatice ori oficiile consulare de cariera ale Romaniei in strainatate.

b) INSCRIEREA IN REGISTRELE DE STARE CIVILA ROMANE, DE LA MISIUNILE DIPLOMATICE SAU OFICIILE CONSULARE DE CARIERA ALE ROMANIEI, A CERTIFICATELOR DE STARE CIVILA ELIBERATE DE AUTORITATILE STRAINE
In conformitate cu prevederile art.42 alin.(2) din Legea nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civila, introdus prin Legea nr. 94/2004, "Cetatenii romani aflati in strainatate pot solicita INSCRIEREA* in registrele de stare civila romane, de la misiunile diplomatice sau oficiile consulare de cariera ale Romaniei, a certificatelor de stare civila eliberate de autoritatile straine, care ii privesc, in cazul in care inregistrarea actului sau faptului de stare civila a fost facuta in prealabil la autoritatea din statul in care acestia se afla, iar refuzul acestora se motiveaza".

Cererea de inscriere in registrele de stare civila romane se depune la misiunea diplomatica sau la oficiul consular de cariera al Romaniei din tara unde a fost facuta inregistrarea in prealabil (sau in tara aflata in circumscriptia consulara respectiva) si va fi insotita de pasaportul (in original si copie simpla) care atesta ca titularul (solicitantul) este (a fost) cetatean roman, certificatul de stare civila original, copia legalizata si traducerea acestuia, ce va fi facuta de catre misiunea diplomatica, sau de un notar public din tara de resedinta, având aplicata Apostila conform Conventiei de la Haga din 05.10.1961.

Pentru a se evita o dubla inregistrare in registrele de stare civila romane, se vor solicita petentilor declaratii de propria raspundere, din care sa rezulte ca nu exista un alt act transcris sau reconstituit in registrele de stare civila romane din tara.

Declaratia va avea urmatorul continut:

"Subsemnatul _____________________ fiul/fiica lui _____________ si al (a) _______________ , nascut (a) la data de ________ in _________________, cu domiciliul in ____________________, declar pe proprie raspundere ca nu am mai solicitat transcrierea certificatului in registrele de stare civila romane din tara si ca nu mai exista un alt act de stare civila reconstituit.

Am luat cunostinta ca falsul in declaratii constituie infractiunea prevazuta si pedepsita de art. 292 Cod Penal, iar in cazul in care se va constata ca mai exista un alt act transcris sau reconstituit in registrele de stare civila romane prezentul act va fi anulat."

Cererea va fi inregistrata in registrul de intrare-iesire de la misiunea diplomatica sau oficiul consular de cariera al Romaniei.

a) Pentru inscrierea in registrele de stare civila romane a certificatelor de nastere:
- cererea va fi facuta de unul din parinti, de minor (in cazul in care acesta a implinit varsta 14 ani) sau prin imputernicit cu procura speciala.
b) Pentru inscrierea certificatelor de casatorie:
- cererea va fi facuta de sotul cetatean roman, sau prin imputernicit cu procura speciala.

Intocmirea actului se va face numai in conditiile in care s-a stabilit ca sotul cetatean roman, in cazul in care a avut una sau mai multe casatorii incheiate in strainatate, a solicitat inscrierea mentiunilor de casatorie si de divort pe marginea actului de nastere din tara. Dovada o poate face prezentand certificatul de nastere eliberat de autoritatile din tara, cu toate mentiunile inscrise (referitoare la casatorie sau divort);
c) Pentru inscrierea certificatelor de deces:
- cererea va fi facuta de unul dintre membrii familiei sau de catre o alta persoana indreptatita.

In toate cazurile, in baza documentelor prezentate, daca se va stabili ca solicitantul este (a fost) cetatean roman si nu a mai solicitat transcrierea sau reconstituirea documentului in registrele de stare civila romane (coform declaratiei pe proprie raspundere), dupa verificarea si inregistrarea cererii, se va intocmi actul de stare civila, iar originalul certificatului de stare civila, pe care se va efectua mentiunea ca a fost INSCRIS in registrele de stare civila romane, se va restitui solicitantului ("Actul a fost INSCRIS sub numarul _______/_______ in registrele de stare civila ale Ambasadei/Consulatului General al Romaniei la __________________").

In baza actului de stare civila INSCRIS in registrele de stare civila romane de la misiunea diplomatica sau oficiul consular de cariera al Romaniei, se va elibera certificatul corespunzator.
In actele si in certificatele de nastere intocmite pentru copiii nascuti in strainatate, incepand cu anul 2004, se va inscrie codul numeric personal (C.N.P.) din secventa de coduri repartizata pentru fiecare misiune diplomatica sau oficiu consular de cariera al Romaniei.

Vor fi INSCRISE si certificatele de stare civila ale cetatenilor romani inregistrate la autoritatile straine, anterior intrarii in vigoare a reglementarilor introduse de Legea nr.94/2004, insa numai din tara in care functioneaza misiunea diplomatica sau oficiul consular de cariera al Romaniei ori pentru tara in care nu exista misiune/oficiu aflat(a) in circumscriptia consulara respectiva.

*________________________________
INSCRIEREA este echivalentul TRANSCRIERII din tara.
Incepand cu data de 01.01.2004, misiunilor diplomatice si oficiilor consulare de cariera ale Romaniei le-au fost repartizate liste cu coduri numerice personale (C.N.P.) precalculate, in vederea inscrierii lor in actele de nastere intocmite si în certificatele eliberate in baza acestora.
Prin urmare, pentru persoanele ale caror nasteri vor fi inregistrate/inscrise la misiunile diplomatice sau oficiile consulare de cariera ale Romaniei, in certificatele de nastere ce se vor elibera vor fi atribuite si inscrise coduri numerice personale, sub forma:

exemplul referindu-se la un copil de sex barbatesc, nascut la 25.05.2004

In cazul in care plaja de coduri precalculate, pentru anul 2004 si anul in curs, atribuite misiunii diplomatice sau oficiului consular de cariera al Romaniei s-a epuizat, se solicita Centrului National de Administrare a Bazelor de Date privind Evidenta Persoanelor (C.N.A.B.D.E.P.) din cadrul Ministerului Administratiei si Internelor suplimentarea de C.N.P.-uri, direct, prin adresa scrisa , la fax nr. : 021-4135049, sau pe adresa de email: cnabdep@mai.gov.ro.

ELIBERAREA CERTIFICATELOR DE ATESTARE A DOMICILIULUI SI A CETATENIEI ROMANE
Inspectoratul National pentru Evidenta Persoanelor elibereaza certificate de atestare a domiciliului si a cetateniei romane, care urmeaza sa fie folosite in strainatate, in scopul valorificarii unor drepturi sau al apararii intereselor cetatenilor romani. Cererile pentru eliberarea acestor certificate vor putea fi primite atat de Serviciile Publice Comunitare de Evidenta a Persoanelor, cat si de oficiile de stare civila, insotite de chitanta de plata taxei consulare, in valoare de 22 lei (RON), care se achita anticipat la unitatile C.E.C. si timbru fiscal de 1 leu (RON) reprezentand taxa de cerere.
Cererea de eliberare a certificatelor se poate face in nume propriu sau prin imputernicit cu procura speciala, autentificata in tara, de un notar public, iar in strainatate, de misiunea diplomatica sau de oficiul consular al Romaniei din statul de resedinta. Certificatele de atestare a domiciliului si a cetateniei romane se elibereaza in conformitate cu prevederile O.G.R. nr.33/2002 (publicata in Monitorul Oficial nr. 88/02.02.2002), aprobata prin Legea nr.223/2002 (publicata in Monitorul Oficial nr.290/29.04.2002), precum si cu cele ale H.G. nr. 220/2006 pentru aprobarea Normelor de lucru privind procurarea si transmiterea in strainatate a certificatelor si extraselor de pe actele de stare civila, precum si a datelor cu privire la domiciliul si resedinta unor persoane (Mon. Of. nr. 205/06.03.2006).

Apostilarea certificatelor de atestare a domiciliului si cetãteniei române se face de cãtre prefecturi, începând cu data de 01.11.2004, conform dispozitiilor Legii nr. 142/2004 privind modificarea art. 2 din Ordonanta Guvernului nr. 66/1999 pentru aderarea României la Conventia cu privire la suprimarea cerintei supralegalizãrii actelor oficiale strãine, adoptatã la Haga in data de 05.10.1961.

ELIBERAREA CERERILOR PRIVIND DATELE CU CARE SUNT INREGISTRATI CETATENII IN REGISTRUL NATIONAL PENTRU EVIDENTA PERSOANELOR ( RNEP)
In conformitate cu dispozitia art. 14 alin. (1) lit. c) din O.G. nr. 84/2001 privind infiintarea, organizarea si functionarea Serviciilor Publice Comunitare de Evidenta a Persoanelor, cu modificarile si completarile ulterioare, I.N.E.P. solutioneaza cererile persoanelor juridice prin furnizarea unor date din Registrul National de Evidenta a Persoanei.
Cererile formulate de persoanele juridice indreptatite se depun la sediul INEP, insotite de un timbru fiscal in valoare de 1 leu Ron/persoana, insotite si de o chitanta ce atesta achitarea, la sediul aceleiasi institutii, a taxei de furnizare a datelor, in valoare de 1 leu/RON.
Valorificarea unor date din RNEP intra sub incidenta Legii nr. 677/2001, sens in care, in conformitate cu prevederile art. 8 alin. (1) al acestui act normativ, transmiterea datelor cu caracter personal avand functie de identificare este permisa in conditiile in care:
- persoanele vizate si-au dat, in mod expres, consimtamantul cu privire la comunicarea datelor personale, sau
- prelucrarea este prevazuta, in mod expres, de o dispozitie legala.

Procurarea si transmiterea in strainatate a certificatelor si extraselor de pe actele de stare civila, precum si a datelor cu privire la domiciliul si resedinta unor persoane
Inspectoratul National pentru Evidenta Persoanelor, prin Serviciul Central de Stare Civila, intreprinde masuri pentru procurarea si transmiterea certificatelor de stare civila, cu respectarea dispozitiilor art. 29 si 30 din Legea nr. 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date, cu modificarile si completarile ulterioare, la cererea urmatoarelor categorii de persoane fizice:
a) strainii, ale caror acte si fapte de stare civila s-au produs si s-au inregistrat in Romania, care s-au adresat misiunilor diplomatice si oficiilor consulare ale acestor tari, acreditate in Romania;
b) cetatenii romani cu domiciliul sau resedinta in strainatate, care s-au adresat misiunilor diplomatice si oficiilor consulare ale Romaniei sau direct Ministerului Administratiei si Internelor;
c) cetatenii care au trimis solicitari scrise ofiterilor de stare civila.